「AIに興味はあるけれど、自分の会社で何に使えるのかわからない」。AI活用診断では、最初にこの状態をほどくところから始めます。いきなり難しいツール名やシステム構成を決めるのではなく、今の仕事の中で時間がかかっている作業、何度も同じ説明をしている作業、担当者の頭の中だけに残っている作業を一緒に整理します。
小さな会社や店舗の場合、AI導入は大きな投資から始める必要はありません。まずは、問い合わせ対応、メール作成、見積もりの下書き、議事録、日報、写真整理など、毎日の中にある小さな負担を見つけることが大切です。
AI活用診断で確認すること
診断では、現在の業務の流れ、使っているツール、困っている作業、スタッフのIT慣れ、情報管理の不安などを確認します。たとえば「問い合わせはLINEと電話が多い」「見積もりはExcelで作っている」「資料作成は毎回社長が夜にやっている」といった話を聞くことで、AIを入れやすい場所が見えてきます。
大切なのは、AIで全部を自動化することではありません。人が確認すべき部分を残しながら、下書きや整理をAIに任せるだけでも、負担はかなり軽くなります。
相談前に準備しておくとよいもの
- 最近時間がかかっている作業のメモ
- よく届く問い合わせ内容の例
- 普段使っているExcel、Googleスプレッドシート、メール、LINEなどの一覧
- AIに任せたいこと、逆に任せたくないこと
- 月にどれくらい時間を減らしたいかの目安
完璧な資料を作る必要はありません。「ここが面倒」「ここで止まる」といったメモだけでも十分です。むしろ、現場の言葉で困りごとを出してもらった方が、具体的な提案につながります。
診断後に見えるもの
診断後は、AIで効率化しやすい業務、すぐ試せる使い方、導入に注意が必要な業務を分けて整理します。たとえば、まずはメール返信の下書きから始める、次に問い合わせメモの整理を試す、その後にLINE連携や予約管理を検討する、というように段階をつけます。
AI活用は、一度に大きく変えるより、小さく試して続ける方がうまくいきます。何から始めるべきか迷っている場合は、現在の仕事を見える化するだけでも大きな一歩になります。
AI活用ラボでは、群馬・高崎・前橋の中小企業や店舗向けに、今の業務に合わせたAI活用診断を行っています。自社の場合どこから始めればよいか、一緒に整理します。
