お客様 関東圏の卸売業（従業員20〜50名規模・匿名）
業種 卸売業
担当・利用者 営業事務（問い合わせ対応・見積依頼の一次返信担当）
期待できる効果 目安：1通あたり数分〜10分程度の短縮。1日あたりのメール量が多い日ほど効果が出やすい（※実測は社内で要確認）

BEFORE

導入前の課題

問い合わせメールの一次返信に時間がかかり、急ぎの案件でも返信が遅れがちでした。担当者ごとに文章の書き方や言い回しが違い、丁寧さにばらつきが出ることもありました。過去メールを探してコピペし直す作業が多く、繁忙期は「返信だけで1日が終わる」状態になっていました。

ACTION

実施した施策

よくある問い合わせパターン（納期確認、在庫確認、価格・見積依頼、取引開始の手続きなど）を洗い出し、AIに渡すための「返信の型」と注意事項（敬語、社名表記、言ってはいけないこと）を整理しました。担当者は受信メールを要約してAIに入力し、AIが作った下書きを社内ルールに沿って最終調整して送る運用に変更しました。合わせて、社内で使う定型フレーズ集を短いプロンプトとしてまとめ、誰が使っても同じ品質になりやすい形にしました。

AFTER

導入後の成果

返信のたたき台がすぐ出るようになり、一次返信までの時間が短縮されました。文章のトーンが整い、担当者による表現の差や書き漏れが減って、やり取りがスムーズになりました。結果として、営業担当への引き継ぎが早くなり、見積・受注の初動が安定しました。

使用ツール

ChatGPT（または同等の生成AI）、Gmail/Outlook、社内の定型文テンプレート（Googleドキュメント等）

お客様の声

※確認待ちの仮文：『文章をゼロから考える負担が減り、まず返信するまでの心理的ハードルが下がりました。言い回しが安定して、急ぎの時でも落ち着いて対応できています。』